DMS

Dokumentenmanagement ist die Königsdisziplin in der Unternehmensorganisation. Es setzt fachübergreifendes Wissen und ein Gesamtverständnis vom Innenleben der Unternehmen, Organisationen und öffentlichen Verwaltungen voraus.Dokumenten Management System

Jedes Unternehmen ist einzigartig und mehr oder weniger komplex. Überall, wo Computer im Einsatz sind, entstehen digitale Dokumente unterschiedlichster Art. Schon in einem mittleren Unternehmen kommt an einem einzigen Tag eine Menge "Papier" zusammen. Weil Papier als Trägermedium für Informationen teuer ist und es einer großen Lagerkapazität bedarf, über Jahre hinweg Papierdokumente aufzubewahren, lösen mehr und mehr elektronische Archive die traditionell mit Ordnern und Mappen vollgestopften und unüberschaubaren Kellerräume ab.

Was muss ein DMS leisten und was ist für Sie ausschlaggebend?

  • Jedes Dokument muss unveränderbar archiviert werden
  • Es darf kein Dokument auf dem Weg ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen
  • Jedes Dokument muss wieder auffindbar sein
  • Es muss genau das Dokument wiedergefunden werden, das gesucht wird
  • Kein Dokument darf während seiner vorgesehenen Lebenszeit zerstört werden
  • Jedes Dokument muss in genau der gleichen Form wie es erfasst wurde auch wieder angezeigt und gedruckt werden
  • Jedes Dokument muss zeitnah wiedergefunden werden
  • Alle Aktionen im Archiv, die Veränderungen in der Organisation und Struktur bewirken, sind derart zu protokollieren, dass die Wiederherstellung des ursprünglichen Zustandes möglich wird
  • Elektronische Archive sind so auszulegen, dass eine Migration auf neue Plattformen, Medien, Softwareversionen und Komponenten ohne Informationsverlust möglich ist
  • Elektronische Archive müssen dem Anwender die Möglichkeit bieten, die gesetzlichen Anforderungen sowie die betrieblichen Bestimmungen des Unternehmens hinsichtlich Datensicherheit und Datenschutz über die Lebensdauer des Archivs sicherzustellen

Laut der Marktstudie „Dokumentenmanagement in Deutschland“ des VOI Verbandes in Bonn wollen:

  • 52,3 % Zeit sparen
  • 47,7 % Platz sparen
  • 38,5 % Prozessbeschleunigung
  • 36,2 % Informationsstand verbessern
  • 34,6 % ortsunabhängige Informationen
  • 29,2 % Kosten senken
  • 26,9 % schnelle Auskunftsfähigkeit
  • 18,5 % erhöhte Sicherheit